En tant que spécialistes de la conformité et de la prévention de la fraude interne, témoins quotidiens des difficultés de nos clients face à la fraude en entreprise, nous les avons toujours encouragés à développer et à maintenir une culture de la conformité. Nous les avons conseillés sur les avantages d'un environnement de travail conforme et d'un système personnalisé de conformité et de protection des risques. Mais surtout, nous avons essayé de leur apprendre que la fraude interne non doit être considéré comme un coût opérationnel inévitable.

Cependant, en regardant de plus près ce qui a été présenté jusqu'à présent comme un simple mythe, on ne peut s'empêcher de se demander si, surtout dans certaines cultures comme la nôtre, la fraude ne devrait pas être considérée comme un coût de fonctionnement normal. Même si cette affirmation semble extrêmement dure, si l'on considère le contexte économique et social d'un pays, on peut se rendre compte d'une douloureuse réalité : dans la plupart des secteurs d'activité, la fraude interne est inévitable, et les dirigeants et les actionnaires finissent très souvent par consacrer de généreux budgets à des mesures réactives plutôt qu'à des stratégies préventives. Le système juridique et le travail général des procureurs de l'État dans lequel l'entreprise opère constituent un facteur contributif important.

Sans vouloir donner une mauvaise image du législateur ou des procureurs, nous avons résumé ci-dessous les principales difficultés que nous avons rencontrées dans le développement et le maintien d'une organisation répondant à la rigueur de la conformité :

# 1 Les fonds et les actifs publics sont toujours considérés comme plus précieux que les fonds et les actifs privés

Tout dirigeant ou actionnaire qui a été confronté au moins une fois à un cas de fraude interne a dû se demander s'il était nécessaire ou approprié d'engager des poursuites pénales à l'encontre du ou des employés fautifs. Après avoir été informé par ses conseillers de la nature criminelle ou non de la fraude en question, ce dirigeant ou actionnaire se concentrera probablement sur les difficultés pratiques liées au dépôt et au maintien d'une plainte pénale plutôt que sur les questions juridiques. Quelqu'un prendra-t-il la peine d'examiner cette plainte ? Suis-je obligé de déposer une plainte pénale pour protéger l'entreprise ? Puis-je compter sur la formation des procureurs pour comprendre les différences entre les secteurs public et privé ? Les coûts de cette plainte pénale seront-ils supérieurs aux dommages subis par l'entreprise du fait de la fraude à laquelle je suis confronté ? Et ce ne sont là que quelques-unes des questions les plus courantes qu'un chef d'entreprise est amené à se poser.

Les dirigeants et les propriétaires d'entreprises en Roumanie sont bien conscients de la réticence du ministère public à investir des ressources dans les enquêtes sur les cas de fraude interne. Ils craignent, non sans raison, le manque d'intérêt, la corruption publique, l'incompétence notoire (en particulier dans les cas où la compréhension de la fraude interne nécessite également une certaine connaissance du droit civil ou commercial), des enquêtes extrêmement longues et inutiles, qui génèrent des frais de justice inutilement élevés.

En conséquence, la plupart des entreprises refusent de déposer une plainte pénale bien méritée, même si la fraude dont elles sont victimes est de nature clairement criminelle et même si le préjudice subi par l'entreprise est massif. De plus, si un dirigeant ou un actionnaire devait comparer cette réaction du ministère public avec celle qu'il aurait face, par exemple, à un soupçon d'évasion fiscale avec un préjudice similaire, il ne rencontrerait que la frustration et le sentiment d'impuissance qui en découlent. En conséquence, la plupart des entreprises sont contraintes de renoncer à l'illusion d'une aide des pouvoirs publics et finissent par investir des sommes impressionnantes dans des enquêtes de conformité internes et des procédures disciplinaires. Ce qui nous amène au deuxième point de notre résumé :

#2 Le licenciement d'un employé impliqué dans une fraude est plus coûteux que jamais

Prin "employé impliqué dans une fraudePar "fraudeur", nous entendons le voleur ordinaire, l'employé prédisposé aux détournements de fonds ou, d'une manière générale, l'employé qui, mystérieusement, en est venu à considérer le lieu de travail comme une occasion de gagner autre chose qu'un salaire. Selon cette définition, le fraudeur est malheureusement une typologie que chaque entreprise rencontre un jour ou l'autre.

En gardant cette typologie à l'esprit, imaginons le scénario suivant : un directeur diligent prend des mesures sérieuses pour apprendre à développer une véritable culture de la conformité dans l'organisation qu'il dirige ; il est allé jusqu'à allouer un budget plus que généreux au développement d'un système de protection contre les risques, à la formation avancée du personnel et à l'engagement de consultants sophistiqués, tous ces éléments devant idéalement concourir à créer l'illusion d'un système de conformité extrêmement solide. Mais, comme c'est généralement le cas, ce gestionnaire diligent développe à un moment donné de sérieux soupçons concernant un système de pots-de-vin, un cas de népotisme, d'abus de confiance ou de détournement de fonds, ou un contournement flagrant des politiques internes de l'entreprise. Peut-être qu'un employé un peu plus expérimenté, promu à un poste de direction de niveau C, a décidé de confier à la société d'un ami le soin de fournir divers services à l'entreprise, et que ces services deviennent soudain de plus en plus nécessaires (les voitures de l'entreprise nécessitent soudain des réparations de plus en plus fréquentes, les machines de l'entreprise tombent en panne à un rythme effréné et nécessitent de plus en plus de pièces de rechange, etc.) Ou peut-être que cet employé promu à un poste de direction de niveau C s'est frayé un chemin en toute sécurité à travers le système de conformité de l'entreprise et a découvert un moyen inventif d'utiliser les actifs de l'entreprise à des fins d'enrichissement personnel.

Après avoir soigneusement analysé les dommages subis par l'entreprise, le gestionnaire diligent de notre scénario ci-dessus commence à se préparer à une enquête disciplinaire. Mais il est confronté au moins aux problèmes suivants :

♦ Un délai de prescription de 6 mois pour l'application de toute sanction disciplinaire (y compris le licenciement de l'employé fautif), bien que ce délai de 6 mois soit inexplicablement beaucoup plus court que le délai de prescription pour le(s) délit(s) commis par l'employé. Tout responsable ayant déjà eu à traiter un cas de fraude interne sait qu'il faut bien plus de 6 mois pour découvrir et documenter une fraude ;

♦ Si les preuves trouvées par le gestionnaire consistent en des déclarations d'autres employés ou de témoins, ceux-ci finissent soit par être soudoyés par le fraudeur, soit par exprimer un réel malaise à écrire ce qu'ils ont vu ou témoigné ;

♦ Qu'en est-il de la possibilité de déposer une plainte pénale contre l'employé ? Cela peut sembler une solution logique, mais il n'est pas légal de licencier un employé simplement parce que vous avez déposé une plainte pénale contre lui. Ainsi, même si le chef d'entreprise décidait de le faire, le licenciement ne serait envisageable qu'après quelques années, lorsque les poursuites pénales auront été finalisées et que l'employé aura été poursuivi (en supposant qu'il s'agisse d'une fraude avec des dommages substantiels et d'un procureur coopérant qui a compris la situation ingrate dans laquelle se trouve l'entreprise).

Compte tenu de ce qui précède, il n'est pas surprenant que les gestionnaires finissent par négocier un accord de résiliation, assorti d'une généreuse indemnité de départ, avec un fraudeur qui, en vertu de la loi, s'avère impossible à licencier. En fait, de plus en plus d'entreprises budgétisent à l'avance ces indemnités de départ car, après avoir épuisé les voies juridiques disponibles, cette solution s'avère toujours la plus efficace (et la moins chère).

Ceci dit, nous voudrions conclure sur une note plus humoristique en mentionnant que les systèmes de conformité semblent de plus en plus être de simples systèmes d'information. engagements La responsabilité de l'entreprise dans la mise en conformité de ses activités est engagée par des employés et des agents publics non conformes. Et tant que cette responsabilité ne sera pas partagée entre tous les acteurs et soutenue en profondeur par le système judiciaire et législatif, nous ne pourrons plus condamner les entreprises qui considèrent la fraude interne comme... un coût opérationnel substantiel et inévitable.

Mais même dans ce cas, la diligence d'un gestionnaire et la qualité de ses consultants jouent un rôle particulièrement important dans l'évaluation de ce coût. Oui, certaines fraudes internes sont inévitables, mais la vérité est que la plupart d'entre elles sont prévisibles et évitables. De ce point de vue, l'évaluation des risques, c'est-à-dire des évaluations complexes visant à identifier les vulnérabilités opérationnelles d'une entreprise, et la réaction rapide en cas de suspicion de fraude identifiée, sont de loin les moyens les plus efficaces de lutter contre la fraude interne. Des évaluations régulières sont recommandées et celles effectuées à la suite d'une restructuration, par exemple, sont obligatoires.

Enfin, la durée moyenne d'une affaire de fraude typique est de 14 mois, selon l'ACFE ^{(Association for Certified Fraud Examiners).} À cet égard, même si certaines fraudes ne sont pas évitables, il existe une différence fondamentale entre les dommages causés par une fraude détectée à un stade précoce et une fraude détectée trop tardivement.

Matériel écrit par Alexandru Ene-Dragan (Associé, responsable de la conformité et du contentieux, Noerr), Oana Piticas (Coordinateur de la pratique de la criminalité en col blanc, Noerr), Gabriel Zgunea (Directeur général, Corporate Intelligence Agency)